Energiebeschaffung: 10 Dinge, die sich durch die Digitalisierung verändert haben

Viele Energieeinkäufer empfinden ihre Strom- und Gasbeschaffung noch heute als lästig, mühsam und langwierig. Entweder wenden sie dafür mehrere Arbeitstage auf oder geben diese Aufgabe an Energieberater oder Einkaufsgemeinschaften ab. Digitale Prozesse machen es leichter, den wichtigen Kostenfaktor im Unternehmen wieder stärker in Eigenregie zu führen. Digitale Werkzeuge bzw. „Beschaffungsprozesse lassen sich online vollständig standardisieren, sodass Einkäufer alle Schritte nachvollziehen und weiterhin selbst bestimmen können. Der Einkauf ist wie früher, nur um ein Vielfaches effizienter“, meint Clemens Graf von Wedel, Geschäftsführer von enPortal.

Das Energiedatenmanagement ist heute vollständig in der Cloud möglich, betont enPortal. Alle Abnahmestellen, Verbräuche, Kosten und Verträge sind jederzeit abrufbar und aktualisieren sich selbstständig. Einkäufer brauchen keine Excel-Tabellen mehr zu pflegen oder Daten für Ausschreibungen zusammenzutragen, wenn sie Onlinelösungen wie enPortal nutzen. Im Onlineportal des Hamburger Dienstleisters werden alle Energiedaten automatisch aktualisiert und von einem Kundenbetreuer geprüft. Für Einkäufer bedeute das, dass sie jederzeit von jedem Ort Zugriff auf den aktuellen Status Quo ihres Energieverbrauchs haben, sagt Rainer Otto, Geschäftsführer von enPortal. „Dies ist vor allem für Einkäufer aus dem Handel oder für die Wohnungswirtschaft relevant, die unzählige Abnahmestellen kontrollieren und den Überblick über alle Standorte behalten müssen.“

Digitale Prozesse erlaubten ein Monitoring der Börsenkurs, heißt es weiter. Automatische Benachrichtigungen bei Wunsch-Zielwerten erleichterten die Marktbeobachtung und unterstützten die Wirtschaftsplanung. „Nur wer den Kurs an der EEX permanent scannt, kann von günstigen Einkaufschancen profitieren.“ Automatisierte Börsenkurs-Updates zählten seit der Digitalisierung zum Standard im Energieeinkauf, sagt von Wedel. Der Einkäufer kann je nach Abnahmestelle oder für die gesamten Mengen individuelle Grenzwerte eingeben und erhält eine E-Mail, wenn die Börsenkurse an der EEX diese Werte unter- oder überschreiten.

„Wann ist ein guter Einkaufszeitpunkt?“ – das ist eine Frage, die sich Energieeinkäufer permanent stellen. Bei großen Energiemengen führen bereits geringe Cent-Unterschiede zu erheblichen Kostenunterschieden. Ein Vorteil digitaler Prozesse ist, dass sich zukünftige Energiekosten auswerten und auf einen Blick prüfen lassen. Voraussetzung dafür ist die Kopplung der Energiedaten mit den Börsenkursen und einem realistischen Aufschlag von Seiten der Versorger. „Mit einer intelligenten Energiepreisprognose sehen Einkäufer jederzeit, wie viel Energiekosten eine aktuelle Ausschreibung bringen würde. So fällt die Entscheidung für eine Marktabfrage leichter, da bereits im Vorfeld klar ist, welche Preise zu erwarten sind“, führt Otto aus.

Während zu Offline-Zeiten gerade einmal eine Handvoll Versorger bei Ausschreibungen angefragt wurden, lassen sich über Online-Marktplätze unzählige Versorger gleichzeitig anfragen. Dies ermögliche die Nutzung des großen Wettbewerbs im Energiemarkt, „eine der größten Veränderungen, die sich im Zuge der Digitalisierung in der Energiebeschaffung ergeben haben“, wie es seitens enPortal weiter heißt. Einkäufer profitierten bei einem starken Wettbewerb vom besten Strom- und Gaspreis zum Zeitpunkt des Einkaufs. Das spart in Summe viel Zeit und Arbeitsaufwand, vor allem aber Energiekosten.

Wenn alle Energiedaten online vorliegen und so aufbereitet sind, dass sie einer Vielzahl von Versorgern zur Angebotsabgabe übermittelt werden können, dauert eine onlinebasierte Ausschreibung nur wenige Stunden. Der gesamte Prozess sei daher nicht mit dem gleichen Zeit- und Personalaufwand von früher verbunden. Während händische Ausschreibungen mehrere Arbeitstage in Anspruch nahmen, benötigen onlineaffine Einkäufer nur einen Online-Marktplatz und ein paar Stunden Zeit. Per Klick kann die Preisabfrage an Versorger übermittelt werden, sodass eine persönliche Kontaktaufnahme zu jedem einzelnen Versorger komplett entfällt. Alle interessierten Versorger geben über eine Angebotsmaske ein Preisangebot ab, welches sich anschließend in einem Bieterspiegel wiederfindet. „Online-Ausschreibungen sind heute so weit standardisiert, dass alle Schritte von der Marktabfrage bis zum Energieliefervertrag per Klick umgesetzt werden können und schnell erledigt sind“, sagt Otto.

Digitale Prozesse ermöglichen, dass Lieferangebote sofort nach Ausschreibungsende in einem Bieterspiegel gesichtet werden können. Weitere Preisbestandteile wie Netzentgelte, Abgaben, Steuern und Toleranzbänder lassen sich mit abbilden und verknüpfen. Den Vergleich übernimmt ein System, sodass versteckte Kosten „nicht mehr möglich sind“. Der Einkäufer sichtet nur noch die Preise und prüft im Detail, welcher Lieferant die besten Lieferbedingungen bietet.

Strom und Gas sind Börsenprodukte und unterliegen entsprechend starken Schwankungen. Je länger sich Energieversorger an ein Preisangebot binden müssen, desto höher fallen die Risikoaufschläge aus – und umgekehrt. Dank digitaler Prozesse benötigen Einkäufer auch hier einen Bruchteil der Zeit von früher. Im besten Fall sind es nur Minuten. „Unsere Kunden entscheiden sich innerhalb von maximal zwei Stunden für ihren Lieferanten, sodass auch Versorger besser planen und börsennähere Preise anbieten können. Zukünftig werden Energieliefermengen in Echtzeit gekauft, sodass die Aufschläge fast Börsenpreis-Niveau haben“, sagt enPortal-Geschäftsführer Otto.

Zu Beginn der Online-Energiebeschaffung ließ sich zwar die Ausschreibung online umsetzen, doch der Vertrag musste noch händisch geschlossen werden. Der Liefervertrag wurde dazu ausgedruckt, unterschrieben und per Post zurück an den Lieferanten gesendet. Dieser Ablauf ist bei vielen Einkäufern heute noch der Fall. enPortal hat nach eigenen Angaben bereits 2013 damit angefangen, den Vertragsschluss per Klick zu ermöglichen. Die anfängliche Skepsis bei Industrie- und Gewerbekunden und Versorgern sei schnell verflogen, berichtet Otto.

Handelsunternehmen bzw. Filialisten kennen das Problem: Sie haben unterschiedliche Standorte, die sie aufgrund unterschiedlicher Verbrauchsstrukturen einzeln ausschreiben und für die jeweils eigene Energielieferverträge abgeschlossen wurden. Diese enden nicht immer zum gleichen Zeitpunkt, sodass sie sich entsprechend organisieren müssen, um keine Kündigungsfristen zu verpassen. Dies mithilfe von Excel-Tabellen oder Termineinträgen zu kontrollieren, bedarf viel Aufwand. Da heute alle Lieferverträge in der Cloud gebündelt vorliegen können, ist es für Einkäufer deutlich leichter, den Überblick zu behalten. „Wer die Chancen der Digitalisierung im Bereich der Energiebeschaffung und beim Datenmanagement nicht nutzt, verschenkt viel Zeit und Geld“, sagt von Wedel.